Hoy desde MarQuid Consulting, vamos a dedicar nuestro post de la semana a los eventos, a hacer un pequeño análisis de qué son, cuál es la finalidad y sobre todo si son necesarios para nuestra empresa.
Según la Real Academia Española, los eventos son: Sucesos importantes y programados, de índole social, académica, artística o deportiva.
De forma constante las empresas se ven en la necesidad de realizar eventos para poder hacer comunicados o presentaciones de hechos relevantes: presentación de resultados de la compañía, lanzamiento de nuevos productos, inauguración de nuevos centros de trabajo, asistencia a ferias, activaciones para contactar con el público final y/u objetivo…. Y para que cualquiera de estos eventos, sea cual sea su naturaleza, finalice con éxito y con la satisfacción de todos los implicados hay que tener en cuenta, al menos, los siguientes puntos:
- Definición de la idea principal: tenemos que tener claro cuál es la finalidad del evento (un aniversario, un lanzamiento, presentación de cuentas, reunión interna, una rueda de prensa…), para que todas las ideas que se propongan tengan como fin último la consecución del objetivo principal. Hay que definir siempre el claim del evento, entorno a esto girará toda la evolución ideal creativa, espacios… de tal forma que todos los elementos han de reforzar la idea principal.
- Programación: programación y planificación… es imprescindible organizar con tiempo, y hacer un listado de:
- Materiales necesarios.
- Recursos necesarios (humanos y económicos).
- Espacios
- Alquiler de materiales.
Es fundamental trabajar con un retrotiming, es decir un documento en el recojamos todas y cada una de las necesidades del evento, y nos marquemos deadlines, para que de esta forma todo esté bajo control, y surjan los menos imprevistos posibles (aunque alguno siempre surgirá).
- Ser coherentes: nuestro evento siempre tiene que estar a la altura de las expectativas de nuestros públicos y ser acorde a nuestra filosofía de empresa, productos y marca. Esto no quita que podamos hacer actos originales y creativos, pero siempre ha de notarse quién lo “firma” y la marca que está por detrás. La esencia es fundamental.
Estos puntos nos ayudaran a mantener los eventos bajo control y sobre todo nos permitirán que todas las personas implicadas sepan cuál es su responsabilidad y funciones cuándo se acerque el momento de la acción.
¿Cuál sería por tanto la finalidad de los eventos? Sin duda, comunicar al público objetivo al que nos dirigimos con la mayor efectividad e impacto, ya que a través de estos actos lo que hacemos es conseguir reunirlos, estar próximos a ellos y de esta forma asegurarnos que nuestro mensaje cala de una forma mucho más directa.
Tenemos que generar el caldo de cultivo propicio para que el grupo de personas que reunimos estén lo más receptivos posible a nuestro mensaje, que es la segunda finalidad de los eventos. En marketing, sin duda, son una herramienta fundamental para todo tipo de empresas y todo tipo de públicos (internos y externos).
Y llegando a la tercera pregunta planteada al comienzo del post, ¿son necesarios los eventos para mi empresa?, sin duda la respuesta es afirmativa, sea cuál sea la naturaleza de ésta. Son necesarios, ya que las compañías, grandes, pequeñas, tradicionales o modernas, necesitan siempre y sin excepción comunicarse con sus diferentes públicos. Otro tema bien diferente es la complejidad de los eventos que necesiten realizar las diferentes compañías, pudiendo en muchos casos llevarse a cabo una organización interna del evento, y sin tener que acudir a expertos.
Sin duda los eventos, son una forma excelente de transmitir los valores, la imagen e incluso la propia idiosincrasia de las compañías, por ello es fundamental organizarlos con mucho cuidado, coherencia y de una forma profesional, ya que como siempre repetimos en MarQuid Consulting, sólo quien sabe a dónde va, elige el mejor camino.
¡Feliz fin de semana!
Directora de Diseño e Implementación
