Cada día se hace más evidente la necesidad que tienen las organizaciones de comunicarse de una manera eficiente con sus públicos, con el fin de hacerles llegar mensajes claros y directos sobre los diferentes temas que les conciernen. Esta necesidad se ve reforzada por la dificultad, que en la gran mayoría de las ocasiones supone llegar a todos los interlocutores, así como por la relevancia que tiene el que los mensajes transmitidos consigan suficiente notoriedad para convertirse en contenido noticiable a ser tenido en cuenta por los diferentes medios de comunicación. En este contexto, las ruedas de prensa son una herramienta que juega un papel indispensable y de gran utilidad para el logro de estos objetivos.
Es imprescindible que las estrategias de comunicación de las organizaciones estén alineadas con los intereses que demuestran los diferentes medios, al tiempo que permitan la construcción de una base documental de todos los acontecimientos relevantes que suceden en una empresa, asociación o colectivo, de manera que le permitan ofrecer información adecuada en cualquier momento que sea necesario.
A continuación, presentamos los aspectos que consideramos más relevantes a ser tenidos en cuenta en la organización de una rueda de prensa, teniendo en cuenta que este tipo de eventos requieren preparación y planificación antes de su celebración, y al mismo tiempo análisis y seguimiento posterior.
1. DEFINIR EL TEMA PRINCIPAL. Parece una tarea evidente, pero es la clave del éxito de una buena rueda de prensa. El tema principal debe ser relevante, de interés para el público al que se dirige y contar con un enfoque adecuado. Las ruedas de prensa deben girar en torno a un tema central, es un error querer aprovechar el momento para lanzar diferentes mensajes que solo llevan a confundir a la audiencia y a desviar el verdadero objetivo.
2. SELECCIONAR PARTICIPANTES. Tanto el público asistente como los intervinientes deben ser cuidadosamente seleccionados. En cuanto a estos últimos, no deben ser más de tres personas y es necesario que cuenten con la preparación adecuada para narrar al público aquello que interesa comunicar, de una manera atractiva y poco monótona. Esto incluye, no solo el conocimiento minucioso de lo que se va a comunicar, sino también el material de soporte que se empleará. Es importante que se siga un orden de intervenciones y que éstas no se prolonguen por más tiempo del estrictamente necesario.
3. PROTOCOLO. Seguir un orden protocolario aporta seriedad a la rueda de prensa, en este sentido, siempre debe intervenir primero la persona con mayor cargo o relevancia dentro de la organización, esta persona será encargada de dar la bienvenida a los asistentes y de introducir los puntos más relevantes a ser tratados por los otros intervinientes quienes desarrollarán el contenido en detalle.
4. ELECCIÓN DEL LUGAR ADECUADO. Las ruedas de prensa deben realizarse en salas habilitadas para este propósito, que sean suficientemente amplias para recibir al número de participantes y contar con los medios necesarios para el desarrollo de la actividad, desde sillas y mesas, hasta medios audiovisuales. Requisito indispensable contar con un espacio destinado a resaltar la imagen corporativa de la organización, así como del producto o servicio que se vaya a presentar.
5. DURACIÓN DEL EVENTO. Como se ha mencionado anteriormente, las ruedas de prensa no deben ser eventos de larga duración y se recomienda que ninguno de los intervinientes participe por más de 10 minutos. Siempre se debe dejar un lugar a un turno de intervenciones o preguntas por parte de los participantes.
6. DEFINIR LA FECHA. Este es un tema que puede tener un componente de suerte pero que no por esto debe ser descuidado. Se deben buscar fechas dentro de la semana ya que los periodistas que cubren turnos de fin de semana suelen ser menos y estar dedicados a tareas de soporte, pero no de generación de nuevo contenido. También es preciso asegurar que la rueda de prensa no coincida con ningún otro evento, que en principio pueda desviar el interés de los asistentes. Aparte de esto, pueden surgir eventos extraordinarios de última hora que echen toda la planificación por el suelo, de ahí que se hable del componente fortuito en este aspecto.
7. PREPARAR UNA NOTA DE PRENSA CON ANTERIORIDAD. Se trata de un documento en el que se recoge, de manera resumida, toda la información relevante que será tratada en la rueda de prensa. Es una forma de echar una mano a los periodistas para que tengan más disposición a incluir nuestro contenido en sus respectivos medios. Por esta razón, la nota de prensa debe tener un titular muy claro y estar redactada de manera concisa, incluyendo una introducción llamativa y unas conclusiones destacadas.
8. PREPARAR MATERIALES DE SOPORTE. Tanto las presentaciones, como cualquier material que se quiera emplear en la rueda de prensa, deben ser revisados con anterioridad para asegurar que funcionan correctamente y que no supondrán un distractor para los asistentes.
9. PREPARACIÓN Y ENVÍO DE LA CONVOCATORIA. Es conveniente elaborar una base de datos de público y periodistas a invitar, a éstos se debe hacer llegar la invitación con una antelación no superior a dos días para asegurar que incluyen la rueda de prensa dentro de sus agendas. En la convocatoria es muy importante destacar el tema a tratar, la fecha y hora de la rueda de prensa, así como los intervinientes en la misma. Conviene hacer confirmaciones de los asistentes para asegurar su participación y evitar sorpresas de última hora.
10. ORGANIZACIÓN DE LOS MEDIOS Y ASISTENTES. Deberán designarse una o dos personas que se encarguen de recibir a los invitados y darles las indicaciones necesarias para su participación en la rueda de prensa. También serán los encargados de entregar las notas de prensa cuando el evento esté a punto de empezar.
11. ENVIAR INFORMACIÓN A LOS MEDIOS AUSENTES. Con el fin de asegurar una mayor difusión de la rueda de prensa, es importante llevar un control de los asistentes que finalmente se han acercado a la rueda de prensa para hacer llegar las correspondientes notas a aquellos que no lo hayan hecho por alguna razón. Esta información se debe enviar junto con un par de fotografías de los momentos más importantes del evento.
12. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS. Una vez celebrada la rueda de prensa es el momento de hacer una medición de los impactos obtenidos en cada uno de los medios. Esta tarea puede ser realizada directamente por los responsables de comunicación de la organización, o delegar esta tarea en empresas que se dedican en exclusiva a prestar este servicio asegurando que se incluyen en la medición todas las menciones obtenidas. Dichas empresas también cuentan con modelos de valoración que permiten estimar el retorno publicitario obtenido en la rueda.
En MarQuid contamos con la experiencia y los recursos para ayudarte con esta tarea y asegurar que la comunicación de tu empresa obtenga los resultados deseados. Contacta con nosotros a través de nuestro correo info@marquid.com o en el teléfono 981 174 381 y déjanos saber cuál es tu proyecto para que te podamos ofrecer soluciones; no olvides que solo quien sabe a dónde va, elige el mejor camino.
Mario Gálvez
Director de Análisis y Seguimiento
