Se acerca la Semana Santa y el buen tiempo, la ocasión perfecta para organizar eventos y disfrutar de ellos. En nuestra última entrada sobre este tema, resaltábamos varios puntos para la elección del espacio correcto. Si vuestra empresa está organizando un evento y ya sabéis en dónde se celebrará, el siguiente paso es gestionar ese espacio.
Como ya escribíamos en la mencionada entrada, un evento es una oportunidad de incalculable potencial a la hora de generar repercusión mediática e impactar en nuestro core target. Independientemente de la temática del mismo, tan importante es la elección del lugar como el aprovechamiento del mismo. Se trata de ver las posibilidades reales del espacio, usando la lógica respecto a las zonas de uso; el objetivo no es otro que optimizarlas tanto de forma individual como el recinto completo, creando un orden que evite el caos durante el evento.
Para ello, debemos tener en cuenta ciertos aspectos clave:
- Montaje: independientemente de la naturaleza del evento, todos ellos necesitan prestar especial atención sobre aspectos clave de la logística y el montaje; si nos referimos a un concierto, por ejemplo, es imprescindible cuidar de la disposición del escenario, los camerinos, las zonas de acceso al público, etc. Aspectos como la luz natural que entra en una sala, la entrada del público o los baños, entre otros, nos orientan sobre cómo ordenar los elementos y aprovechar recursos.
- Decoración: no menos importante es acondicionarlo a las características y temática del acto con materiales y colores. Ambientar correctamente el espacio es fundamental para crear una atmósfera determinada ideal para la celebración del mismo.
- Staff: no podemos olvidarnos que detrás de un evento hay un equipo humano haciéndolo posible. El personal debe estar perfectamente organizando, saber en qué zonas distribuirse, a cuáles puede acceder y cuál es su función en ellas.
- Privatización de zonas: cuando esquematizamos y dividimos el recinto en zonas, debemos tener claro cuáles serán de acceso común y cuáles tendrán la entrada restringida. Volviendo al caso anterior del concierto, la limitación al público general para entrar en los camerinos es un claro ejemplo de esto. Así, a la hora de distribuir las zonas en el mapa, intentaremos que sean tan cómodas como nos sea posible para todos los implicados. No olvidemos en este punto que es importante contar con personal de seguridad, o con una empresa que preste este servicio, para garantizar el correcto cumplimiento de las normas.
- Proveedores externos: una vez realizada la lista de materiales y recursos necesarios, comprobaremos que muchos dependen de colaboradores externos; desde la elaboración de un photocall, las acreditaciones o el material audiovisual hasta el catering o las simples botellas de agua para los ponentes.
- Servicios adicionales: si alquilamos un local no podemos dar por hecho que va a disponer de todos los servicios necesarios para nosotros: por ejemplo, wifi, parking o un equipo de imagen y sonido para proyecciones. Para evitarnos sustos hay que comprobar todo esto con el tiempo suficiente.
- Plan B: siempre debemos tener en cuenta los imprevistos que puedan surgir, la llamada ley de Murphy, para anticiparnos a preparar soluciones. Varios ejemplos pueden ayudarnos a entender este punto, pensad en un evento al aire libre; no está en nuestras manos que pueda llover, por lo que sería importante pensar y facilitar un espacio para trasladar a los asistentes en tal caso. Este punto es muy importante a considerar en todas las fases del evento, pues incluso en una tarea tan sencilla como proyectar una presentación puede fallar la memoria externa en la que se ha guardado el fichero, por lo que agradeceremos contar con otro dispositivo de backup que no eche por tierra tantas horas de trabajo.
A grandes rasgos, estos son los puntos más importantes a tener en cuenta a la hora de distribuir el espacio en un evento.
Además de la perfecta realización del mismo, es fundamental marcar la diferencia; no tendría sentido organizar un evento igual que el de la competencia. Conscientes de este factor, en MarQuid Consulting os ayudamos a gestionar vuestros eventos como mejor lo sabemos hacer, adaptando nuestra creatividad a vuestra empresa, y ofreciéndoos alternativas diferentes y efectivas. ¡No dudéis en contactar con nosotros en info@marquid.com.
Recordad que sólo quien sabe a dónde va, elige el mejor camino.
Rebeca Facal
Ejecutiva de cuentas
