Cualquier empresa u organización debe estar preparada para comunicar, de manera eficiente y oportuna, aspectos relacionados con su actividad en el momento en que las circunstancias así lo requieran. Esta comunicación debe realizarse de manera coherente con los valores que intenta transmitir y con el sello personal que imprime en cada uno de sus trabajos. De lo contrario, se corre el riesgo de lanzar mensajes que pueden generar confusión y deteriorar el buen nombre que tanto le ha costado construir.
El portavoz es una figura trascendental en este proceso de comunicación ya que es el encargado de transmitir la posición oficial de la empresa en ese momento determinado. Sobre sus hombros recae la responsabilidad de mantener la imagen de la organización ante los diferentes grupos con los que interactúa, bien sean medios de comunicación, accionistas, empleados o público en general.
Responsabilidad del portavoz
En su labor, asume diferentes deberes, pero al mismo tiempo debe estar protegido por un código de ética que le garantice unos derechos en el ejercicio de su labor.
- De esta manera, se compromete a transmitir la posición oficial de la empresa, evitando en todo momento interpretaciones o juicios personales; para ello es preciso que todo el contenido de sus palabras sea planificado y preparado para evitar improvisación.
- Se obliga a atender de manera diligente a los medios o a cualquier otra parte que reclame su presencia, informándose con antelación del objetivo que persiguen dichos interlocutores.
- En contraprestación, tiene el derecho a no aceptar requerimientos cuando los considere fuera de forma o tono respecto a los intereses de la organización que representa, así como a no responder a ciertas preguntas que puedan poner en juego el deber de confidencialidad que le debe acompañar.
- Tiene derecho a conocer la planificación y calendario de las entrevistas a las que es invitados, así como a rectificar en la información proporcionada en caso que de ella se haya derivado algún error de interpretación o haya dado lugar a alguna polémica.
Cualquier persona tiene el potencial para convertirse en portavoz de una empresa, aunque es habitual que la función recaiga en una persona que desempeñe un rol estratégico dentro de esta puesto que su tarea no solo descansa en la habilidad para ofrecer un mensaje correcto, de una manera efectiva y conectando adecuadamente con los públicos para transmitir confianza y credibilidad, sino que al mismo tiempo requiere un alto conocimiento del mensaje para poderlo comunicar de manera correcta, tener un dominio de la comunicación verbal y no verbal, estar familiarizado con los interlocutores hacia los que se dirige y tener la habilidad para adaptar el tono del discurso en función de la audiencia con la que contacta en cada momento.
Cuenta con profesionales de la comunicación
Existen muchas técnicas y consejos que se pueden y deben poner en práctica a la hora de formar portavoces en una empresa, por esto es importante contar con personal especializado en realizar estas tareas y no dejar todo a la improvisación. En las agencias de comunicación tenemos la capacidad de realizar esta tarea por diferentes razones: por un lado está la experiencia que tenemos en diferentes sectores de la economía y en diferentes canales de comunicación, tanto tradicionales como digitales; además, aportamos neutralidad al proceso de formación debido a que no estamos en el día a día de la empresa y por lo tanto no estamos contaminados con sus realidades y posibles carencias. Adicionalmente, tenemos la posibilidad de conocer mejor a los públicos permitiéndonos la posibilidad de asesorar adecuadamente en la forma en que se deben estructurar los mensajes para que lleguen de una manera más directa a cada uno de estos.
Si estás interesado en este tema tan importante dentro de la estrategia de comunicación de una empresa, contacta con nosotros. En MarQuid contamos con personas especializadas en Comunicación Corporativa y la experiencia para ayudarte en la formación de tus portavoces, así como en la definición de toda tu estrategia integral. Contacta con nosotros a través del correo info@marquid.com o en el teléfono 981 174 381 y déjanos saber tus necesidades para presentarte una propuesta; no olvides que solo quien sabe a dónde va, elige el mejor camino.
Director de Análisis y Seguimiento
