Dentro de las estrategias de marketing, comunicación y publicidad, los eventos son probablemente una de las acciones con mayor visibilidad e impacto para el core target al que van dirigidos, ya que los auténticos protagonistas del mismo son ellos, es decir, aquel público en el que queremos impactar y que por tanto tenemos que impresionar de la mejor de las maneras.
El secreto de los eventos es sin duda la organización, y el control de los tiempos. Todo tiene que estar perfecto para ese día o días. Para ello se necesitan muchas horas y días de preparación, para finalmente hacer una puesta en escena de unas horas o, a lo sumo, un par de días.
Para las agencias de publicidad o agencias de eventos, el mayor reto está en la coordinación de cada uno de los elementos necesarios para el éxito; y esto empieza por: creación del concepto, diseños de cada una de las piezas y materiales, producción, montajes y personal necesario para llevar todo esto al éxito.
Probablemente, este tipo de acciones sean las que más personal humano necesiten y con conocimientos más heterogéneos, por ello la parte de búsqueda y refuerzos es fundamental. Para este tipo de contratación tenemos varias alternativas:
- Personal propio: podemos plantearnos esta opción si necesitamos refuerzos para acciones puntuales para este evento; y contar con ayuda durante unos meses. De esta forma tendríamos un trabajador más en nuestra organización a tiempo parcial o completo durante el periodo que determinemos necesario para la organización íntegra y ejecución de todo el evento. También podemos optar por perfiles de coordinadores de eventos, Brand Ambassadors… u otro tipo de personal que podamos contratar por horas.
- Personal autónomo: es una excelente opción para contar con personal de refuerzo para acciones concretas. Podemos necesitar este tipo de refuerzo para actividades como: trabajar acciones con medios de comunicación o acciones de relaciones públicas, confirmar asistencia de invitados (máxime si el número es muy elevado), hacer prospecciones (si vamos a tener varias localizaciones) …
- Contratación de empresas de servicios: esta opción es la óptima si necesitamos servicios de refuerzos como pueden ser: azafatas, técnicos de sonido, algún recurso un poco más especializado: DJs, bailarines… para todo esto podemos encontrar empresas especializadas que nos pueden proveer de magníficos profesionales que nos van a amenizar el evento de forma complemente óptima.
Todo este personal que es fundamental, hará que nuestro evento sea perfecto, siempre que haya una buena coordinación, por parte de la agencia de eventos, o agencia de publicidad. Este trabajo es clave para que todo salga como tiene que salir. Bajo mi punto de vista este es el éxito de un evento, ya que, si tú cuentas con fantásticos profesionales y un buen personal, pero estos no están bien coordinados y organizados, el resultado del evento no será el que debería de ser, no obteniendo por tanto los resultados pretendidos.
Dentro de la organización es fundamental:
- Controlar los tiempos de cada una de las partes del evento, ¿cuándo tienen que estar listos los diseños? ¿cuándo tiene que entrar a producción? Tiempos de montajes…
- Coordinar todo el personal.
- Coordinar a los asistentes: quién los recepcionará, hora de llegada, control de las necesidades, hora de finalización, atención a asistentes con necesidades especiales….
- Controlar los objetivos del evento, y esto es sin duda una de los puntos más importantes, ¿qué pretendíamos conseguir con el evento? ¿cómo vamos a medir el éxito del mismo? Esto tendrá que ser incluido en un informe final en el que reflejemos los logros y principales números para entregar a nuestros clientes.
Sin duda contar con el personal adecuado es una de las claves para poder tener un evento exitoso y en el que se cumplan los objetivos pretendidos, pero para ello, es fundamental que esté pensado, orquestado y organizado por profesionales del sector, es decir, contar con una buena agencia de eventos y publicidad, que tenga experiencia en este tipo de trabajos, para poder hacer algo lo más ajustado posible a vuestras necesidades.
Si tenéis algún evento en mente, desde MarQuid Consulting estaremos encantados de haceros una propuesta ajustada a vuestras necesidades, ¿hablamos?
