En este blog ya hemos hecho varias entradas relacionadas con eventos, y si algo queda claro es que su importancia en las empresas es incuestionable. Como anteriormente se ha explicado, un evento es una de las acciones de marketing que suele tener mejor acogida dentro del público objetivo de las empresas, a la vez que constituye una oportunidad perfecta son las perfectas oportunidades para generar repercusión mediática.
Si tienes una empresa, seguro que habrás pensado alguna vez en intentarlo, si es que no lo has hecho ya, pues, independientemente de vuestra actividad, los motivos para celebrar un acto de este tipo son infinitos: presentación de producto, inauguración del local, seminarios, conferencias…pero, ¿por dónde se empieza?
Lo primero que hay que tener claro es que todo evento, sin excepción, necesita definir una estrategia. Debe estar diseñada basándose en nuestra empresa, que tenga relación con nosotros, con nuestra actividad y filosofía. Los puntos más importantes son:
- Objetivos: ¿qué pretendemos conseguir con esto? Es decir, delimitar a la perfección cuál es la meta que se quiere conseguir con esta acción, la que nos lleva a involucrarnos en este reto. Una vez que este punto esté definido, podremos orientar el resto de acciones.
- Público objetivo: ¿a quién nos dirigimos? Fundamental identificar el target al que nuestro evento quiere alcanzar, y enfocar el programa lo máximo posible a él; por ejemplo, si se trata de un festival de rock, el programa debe girar en torno a éste: músicos, grupos participantes, actividades en los alrededores, etc. Una vez que tenemos las pautas fundamentales definidas, podemos dar el siguiente paso: la producción. Los puntos principales de esta fase son:
- Recursos: realizar un listado completo de recursos necesarios para la realización del acto, tanto materiales como humanos. Dispondrás de alguno que puedas aprovechar, y tendrás que adquirir otros muchos. Una vez expuestas las necesidades, se procederá a la búsqueda de proveedores, así como a la contratación del personal necesario que los gestione.
- Patrocinadores: si hablamos de eventos de gran tamaño, los patrocinadores son una importante figura a tener en cuenta. Volviendo al ejemplo del festival de rock, sería fundamental ponerse en contacto con empresas que compartieran público objetivo o que vieran el evento en sí como una posibilidad de posicionarse como marca o producto de una determinada manera. Esta es una forma de conseguir financiación y poder ampliar la repercusión del acto.
- Elección del espacio ideal: otro punto fundamental, que se refiere no sólo al hecho de elegir una localización determinada, sino que ésta incluya los elementos imprescindibles para desarrollar el acto de manera correcta. Por ejemplo, el aforo, la acústica o elementos arquitectónicos que no impidan movilidad o visibilidad.
- Comunicación: cómo contactar con el público, elección de soportes que mejor se adapten por presupuesto y alcance, relación con medios, contratación, si se requiere, de gabinete de prensa, etc.
Una vez que pasamos a la siguiente fase, la realización del evento no es menos importante: en el propio día deberán estar todos los cabos atados, para que tanto invitados como prensa se sientan lo más cómodos posible. Un evento es una acción de marketing que se va desarrollando en vivo y en directo, por lo que, cuanto más control se tenga y más preparación se haya invertido, más se minimizan las posibilidades de que surjan imprevistos.
Y, para terminar, la última pero no menos importante fase, la evaluación. Donde se analizarán los datos, los problemas y éxitos conseguidos y cuando se comprobará si los objetivos marcados en el comienzo del proceso se consiguieron. Las valoraciones surgidas de esta fase ayudarán a extraer nuevas enseñanzas que poder aplicar en futuros actos.
Somos conscientes de que en este puzle es necesario reunir demasiadas piezas, y solo uno de estos cabos sueltos puede arruinar tu gran día. Por ello, desde MarQuid te asesoramos con lo que necesites. ¿Sabes a dónde vas? Llámanos, te ayudamos a elegir el mejor camino.
Ejecutiva de cuentas
